Iedereen heeft het weleens meegemaakt: een lange, ingewikkelde tekst waar je meerdere keren doorheen moet voordat je begrijpt wat er staat. Da’s niet alleen frustrerend – het kan ook leiden tot misverstanden of zelfs tot het niet (kunnen) gebruiken van belangrijke informatie.
Voor organisaties is begrijpelijke taal essentieel. Of het nu gaat om overheidsinstanties, zorginstellingen of bedrijven: heldere communicatie helpt om klanten, burgers en medewerkers beter te bereiken. Toch is het schrijven van duidelijke teksten niet echt eenvoudig. Gelukkig zijn er hulpmiddelen die daarbij kunnen ondersteunen.
Een van die hulpmiddelen is Klinkende Taal, een tool die binnen Microsoft Word helpt om teksten eenvoudiger en toegankelijker te maken. De tool is gebouwd door GridLine en wordt tegenwoordig aangeboden door communicatiebureau Loo van Eck.
Wat is Klinkende Taal en hoe helpt het?
Klinkende Taal is een plug-in voor Microsoft Word die schrijvers helpt bij het vereenvoudigen van hun teksten. De tool analyseert een tekst en geeft suggesties om deze begrijpelijker te maken.
Hoe werkt het?
- Woordanalyse: de tool scant moeilijke of vaktechnische woorden en stelt eenvoudiger alternatieven voor
- Zinsstructuur: lange, complexe zinnen worden gemarkeerd, zodat ze korter en duidelijker herschreven kunnen worden
- Bewustwording: door het gebruik van de tool worden medewerkers zich meer bewust van begrijpelijke taal
Een voorbeeld uit de praktijk
Stel, een medewerker schrijft een brief met de zin:
“Voordat wij overgaan tot de implementatie van dit beleid, verzoeken wij u vriendelijk uw instemming kenbaar te maken.”
Klinkende Taal zou kunnen voorstellen om bepaalde woorden niet te gebruiken. Ook zou het kunnen aangeven dat de zin korter kan. Vervolgens moet dit zelf even aanpassen. Als je dat doet, krijg je:
“Wilt u laten weten of u akkoord bent? Dan kunnen wij het beleid invoeren.”
Een stuk eenvoudiger, toch?
Voor wie is Klinkende Taal handig?
Klinkende Taal wordt vooral gebruikt door organisaties die begrijpelijke taal belangrijk vinden, zoals:
- Overheden en gemeenten: om brieven en beleidsdocumenten helder te maken voor alle inwoners
- Zorg- en welzijnsorganisaties: voor toegankelijke communicatie met patiënten en cliënten
- Bedrijven en dienstverleners: om ervoor te zorgen dat hun klanten de informatie in offertes, handleidingen of contracten goed begrijpen
Hoe organisaties begrijpelijke taal slimmer kunnen aanpakken
Het verbeteren van begrijpelijke taal kan op verschillende manieren. Sommige organisaties kiezen ervoor om handmatig hun teksten te herschrijven met tools zoals Klinkende Taal. Anderen zoeken naar snellere en efficiëntere oplossingen.
Verschillende aanpakken
- Handmatige aanpassingen: werken met tools zoals Klinkende Taal om bewustwording te creëren en schrijvers actief te laten nadenken over taalgebruik
- Automatische ondersteuning: sommige technologieën kunnen teksten direct omzetten naar een eenvoudiger taalniveau, zoals Tolkie Schrijfhulp
- Combinatie van methodes: veel organisaties combineren verschillende hulpmiddelen om zowel bewustwording te stimuleren als snel tot begrijpelijke teksten te komen
De juiste balans vinden
Klinkende Taal is een waardevolle tool om medewerkers bewust te maken van begrijpelijk schrijven. Maar zoals bij elke aanpak hangt de beste keuze af van de behoefte van jouw organisatie. Wil je stap voor stap werken aan bewustwording? Of zoek je juist een snellere, meer geautomatiseerde oplossing?
Soms is een combinatie van methodes de slimste zet: eerst oefenen met een tool als Klinkende Taal en daarna gebruikmaken van technologieën die teksten automatisch versimpelen. Wat de aanpak ook is, één ding staat vast: begrijpelijke taal is geen luxe, maar een noodzaak.