“De tekst is prima zo.” Een reactie die binnen veel organisaties herkenbaar is. De inhoud klopt, alles staat erin en de regels zijn goed verwoord. Maar één belangrijke vraag wordt soms vergeten: begrijpt de lezer de tekst ook? Binnen Gemeente Rijssen-Holten speelde precies deze vraag op de afdeling communicatie. De meeste webteksten worden geschreven door vakinhoudelijke collega’s, terwijl communicatie meeleest en feedback geeft. Bijvoorbeeld: “Goede tekst, maar kan het iets simpeler?” En daar ontstond een spanningsveld. De oplossing? Data!

Vakinhoudelijke teksten versimpelen

Binnen Gemeente Rijssen-Holten worden webteksten, zoals bij veel gemeenten, grotendeels geschreven door vakinhoudelijke collega’s. Medewerkers van bijvoorbeeld het sociaal domein, de afdeling belastingen of vergunningen vertalen veranderingen in beleid of regelgeving naar informatie voor inwoners. Logisch, want zij kennen de inhoud het best. Ze weten wat er verandert, wat belangrijk is en waar inwoners rekening mee moeten houden. De afdeling communicatie kijkt mee en geeft advies om teksten begrijpelijker te maken.

Maar in de praktijk blijkt dat niet altijd eenvoudig. Een tekst kan inhoudelijk helemaal kloppen, maar toch lastig te begrijpen zijn. Wanneer een communicatieadviseur daar feedback op geeft, ontstaat er soms discussie. Vanuit de vakinhoud voelt de tekst logisch en compleet, dus waarom zou je de tekst dan aanpassen? En de communicatieadviseurs kunnen niet alle teksten zelf ‘versimpelen’. Daar is simpelweg geen tijd voor. Hun rol is adviseren en ondersteunen, niet om alles over te nemen. Hoe kun je dan toch verbeteren?

Data geeft inzicht in (web)teksten

Gemeente Rijssen-Holten maakt daarom gebruik van data: de statistiekrapporten van de Tolkie Leeshulp. Deze rapporten geven inzicht in hoe inwoners omgaan met de teksten op de website. Bijvoorbeeld: op welke pagina’s wordt de leeshulp het meest gebruikt? Wanneer inwoners op een bepaalde pagina vaker extra uitleg nodig hebben, is dat een duidelijke aanwijzing dat de tekst daar niet voor iedereen even begrijpelijk is. Het laat zien waar mensen vastlopen, waar ze naar betekenis zoeken en waar de informatie niet direct landt. En dat maakt iets zichtbaar wat anders onzichtbaar blijft.

Data als startpunt voor de interne discussie

Gemeente Rijssen-Holten zet data op een mooie manier in. Niet als controlemiddel, maar als startpunt voor het gesprek. Dus niet: “Deze tekst is te moeilijk.” Maar: “Op deze pagina zien we dat inwoners vaker de leeshulp gebruiken. Blijkbaar hebben ze hier extra uitleg nodig.” Dat maakt een groot verschil. Het gesprek gaat dan niet over meningen of gevoel, maar over het gedrag van echte gebruikers. Het gaat over wat inwoners nodig hebben om de informatie te begrijpen. Dat maakt het makkelijker om samen naar oplossingen te zoeken. Vakinhoudelijke collega’s krijgen inzicht in hoe hun teksten worden ervaren. Ze zien waar mensen moeite hebben en waar verbetering mogelijk is. En uiteindelijk profiteren inwoners daarvan: zij krijgen teksten die beter te begrijpen zijn. Een win-win!

Stap voor stap versimpelen

Een voordeel van deze aanpak is dat het helpt om prioriteiten te stellen. In plaats van alle teksten tegelijk te willen verbeteren, kan de gemeente gericht kijken: waar is de behoefte het grootst? Welke pagina’s zorgen voor de meeste vragen of onduidelijkheid? Dat maakt het proces overzichtelijk en haalbaar. Daarnaast hoeft communicatie niet alles te herschrijven. Vakspecialisten blijven verantwoordelijk voor hun inhoud, maar samen werken ze stap voor stap aan begrijpelijke communicatie, gebaseerd op inzicht in plaats van aannames.

Begrijpelijke taal begint bij luisteren

Dit praktijkverhaal laat zien dat begrijpelijke taal twee kanten op werkt. Schrijvers krijgen inzicht in hoe hun teksten echt gelezen worden en leren verder te kijken dan alleen de inhoud. Ze worden zich bewuster van hun taalgebruik en zetten stap voor stap richting duidelijkere communicatie. Tegelijkertijd begrijpen inwoners de informatie beter, waardoor zij zelfstandiger hun weg kunnen vinden. En wanneer informatie duidelijk is, groeit ook het vertrouwen in de boodschap en de gemeente. Door data te gebruiken, verschuift de focus van zenden naar begrijpen en van aannames naar inzicht. En misschien is dat wel de belangrijkste les: wat zichtbaar wordt, kun je gericht verbeteren.

Benieuwd hoe begrijpelijk jouw webteksten zijn? En hoe je ze met één simpele knop leesbaar maakt? Neem dan eens contact met ons of plan vrijblijvend een gratis demo in.