Veel organisaties willen graag begrijpelijk communiceren, maar in de praktijk blijkt dat nog niet zo eenvoudig. Want waar begin je? Welke teksten zijn begrijpelijk en welke niet? En dan heb je nog collega’s die soms ingewikkelder schrijven dan bedoeld is. Een tekst lijkt voor jou misschien duidelijk, maar is het ook duidelijk voor de lezer? Wat vaak ontbreekt, is inzicht in hoe teksten echt worden gelezen en begrepen. En daar kan data het verschil maken!

Waarom is data belangrijk?

Binnen communicatie wordt nog weleens gedacht dat je wel kunt aanvoelen of een tekst duidelijk is. “Dit is toch B1-niveau?” hoor je dan vaak. Maar wat voor de schrijver logisch en begrijpelijk voelt, is dat lang niet altijd voor de lezer zo. En is B1-niveau eigenlijk wel voldoende om de tekst begrijpelijk te maken?

Data geeft hier inzicht in. Bij Tolkie werken we met statistiekenrapporten die laten zien hoe bezoekers zich gedragen op een webpagina. Op welke pagina’s wordt de leeshulp veel gebruikt? Bij welke teksten zoeken mensen extra uitleg? En waar haken ze af? Dit soort inzichten maakt zichtbaar wat je met het blote oog niet ziet: waar mensen vastlopen in taal.

Begrijpelijke teksten door meer inzicht

Stel je voor: een webpagina met informatie over een nieuwe regeling wordt veel bezocht, maar bezoekers maken opvallend vaak gebruik van extra hulpmiddelen om de tekst te begrijpen. Dat is geen ‘fout’ van de lezer, maar een signaal dat de tekst te moeilijk is. Voor de schrijver van de tekst is de inhoud vaak logisch, omdat dit zijn of haar vakgebied is. Juist daardoor is het soms lastig om te zien waar het voor anderen onduidelijk wordt. Met data maak je dit zichtbaar.

Dit verandert ook het gesprek binnen organisaties. Het gaat dan niet meer over “ik vind deze tekst duidelijk genoeg”, maar over: “we zien dat mensen hier moeite hebben met de tekst.” En dat is een belangrijk verschil. Gemeente Rijssen-Holten liep hier bijvoorbeeld tegenaan. Vakinhoudelijke collega’s vonden teksten vaak ‘prima leesbaar’, terwijl communicatieadviseurs daar soms anders naar keken. Met behulp van statistiekrapporten hoefden ze die discussie niet meer op gevoel te voeren, maar werd het gesprek objectief en gebaseerd op gedrag van echte gebruikers. Hierdoor konden ze gerichter teksten verbeteren en kregen de vakinhoudelijke collega’s ook handvatten voor verbetering.

De volgende stap: real-time inzicht

En er komt nog een handige tool bij! Stel je eens voor dat je niet meer achteraf ontdekt dat een tekst te moeilijk is, maar dat je het direct weet. Daar wordt nu aan gewerkt: Tolkie Webmonitoring. Dit is een tool die continu je website analyseert. De tool laat zien wat het taalniveau is, of de teksten in lijn zijn met de ISO-standaard voor duidelijke taal en of ze aansluiten bij jouw schrijfwijzer. Voldoet een tekst niet? Dan ontvangt de communicatiemedewerker automatisch een e-mail en een voorbeeld van hoe de tekst eenvoudiger geschreven kan worden. Zo wordt het heel makkelijk om je teksten begrijpelijk te maken en te houden.

Van meten naar verbeteren

Het doel is niet om teksten af te keuren, maar om ze direct te verbeteren. Dit betekent geen eindeloze analyses achteraf, maar continu inzicht en bijsturing op basis van data. En het is eigenlijk ook een indirecte manier om je teksten te testen bij je doelgroep. Iets wat we normaal voor publicatie aanraden, maar wat op deze manier doorlopend en automatisch gebeurt. Makkelijker kan bijna niet, toch?

Benieuwd hoe dit in de praktijk werkt? Neem dan contact met ons op! We laten je graag alle mogelijkheden zien. Of plan direct een gratis demo in!