Het is nog niet bij iedereen doorgedrongen dat schrijven op B1-niveau niet genoeg is. om je communicatie duidelijk te maken. Tegelijk groeit dat besef gelukkig wel. Veel professionals lopen op dit vlak vast. Niet omdat ze het niet willen, maar omdat ze blijven hangen in regels zoals “kortere zinnen” en “makkelijkere woorden”. Begrijpelijkheid zit niet in het volgen van regels, maar in het maken van keuzes.

Denk in gedrag, niet alleen in taalniveau

De belangrijkste verschuiving is dat je stopt met denken in taalniveau en begint met denken in gedrag. Uiteindelijk draait alles om één vraag: wat moet iemand doen na het lezen van jouw tekst? Als die actie niet duidelijk is, dan maakt het weinig uit of je tekst op B1 of A2 staat. Een zin als “U kunt een afspraak maken via onze website” is op zich duidelijk, maar blijft passief. Door te schrijven “Maak een afspraak op onze website. Kies een datum en tijd” wordt het concreet en actiegericht. Dat is waar het verschil zit.

Werk in stappen voor meer duidelijkheid

Daarnaast helpt het om informatie op te knippen in stappen in plaats van compacte alinea’s te schrijven. Veel teksten zijn logisch opgebouwd vanuit de schrijver, maar niet vanuit de lezer. Zeker voor mensen die op A2-niveau lezen, is volgorde cruciaal. In plaats van “Lever uw documenten in en wacht op onze reactie” werkt het beter om het stap voor stap te maken: “Verzamel uw documenten. Stuur ze naar ons. Wij laten u weten wat er gebeurt.” Zo verlaag je de drempel om in actie te komen.

Vermijd abstracte en formele taal

Een ander struikelblok is het gebruik van abstracte en beleidsmatige taal. Ook teksten die formeel al op B1 zitten, blijven vaak onduidelijk door formuleringen als “uw aanvraag wordt in behandeling genomen”. Dat klinkt netjes, maar zegt weinig. Door te schrijven “wij bekijken uw aanvraag” wordt meteen duidelijk wie wat doet. Klein verschil, groot effect.

Durf te schrappen en kies de kern

Tegelijkertijd is het belangrijk om kritisch te kijken naar de hoeveelheid informatie die je geeft. Veel professionals zijn bang om iets weg te laten en stoppen daarom te veel in één tekst. Het gevolg is dat lezers afhaken of de kern niet meer zien. Begrijpelijkheid zit juist in het maken van keuzes. Stel jezelf steeds de vraag: wat moet iemand nu weten? Een zin als “Het is van belang dat u alle relevante documenten meestuurt ter beoordeling van uw aanvraag” kun je bijvoorbeeld terugbrengen naar “Stuur alle documenten mee.” Korter, duidelijker en zonder ruis.

Kies een directe en toegankelijke toon

Ook de toon speelt een grote rol. Veel communicatie is nog steeds geschreven in ‘nette’ taal die intern logisch klinkt, maar voor de lezer afstandelijk is. “Indien u verhinderd bent, verzoeken wij u dit tijdig kenbaar te maken” is correct, maar weinig toegankelijk. “Kunt u niet komen? Laat het ons op tijd weten” zegt precies hetzelfde, maar voelt directer en begrijpelijker.

Neem twijfel weg bij de lezer

Wat vaak onderschat wordt, is hoe belangrijk het is om twijfel weg te nemen. Zodra een lezer moet nadenken over wat er bedoeld wordt of wat hij moet doen, gaat het mis. Een zin als “U kunt binnen zes weken bezwaar maken” laat ruimte voor interpretatie. Door het om te zetten naar “Bent u het niet eens? Stuur ons een brief. Doe dit binnen zes weken” maak je de bedoeling expliciet en voorkom je onzekerheid.

Test je tekst in de praktijk

Tot slot is testen onmisbaar. Veel organisaties beoordelen teksten intern, maar wat voor jou logisch is, hoeft dat voor een ander niet te zijn. Door iemand buiten je team mee te laten lezen, de tekst hardop te lezen of hulpmiddelen zoals Tolkie te gebruiken, ontdek je waar mensen vastlopen. Dat geeft veel meer inzicht dan alleen controleren of een tekst ‘op B1’ staat.

Durf te kiezen voor eenvoud

Dat professionals hier toch vaak op vastlopen, heeft minder met vaardigheden te maken en meer met overtuigingen. Er is angst om te simpel te schrijven, de neiging om alles juridisch dicht te timmeren en het idee dat professionele communicatie ingewikkeld moet zijn. Daardoor ontstaan teksten die inhoudelijk kloppen, maar niet werken voor de lezer. De echte stap vooruit is durven kiezen voor eenvoud, directheid en duidelijkheid, ook als dat in eerste instantie te simpel voelt.

De juiste combinatie in de praktijk

In de praktijk werkt een combinatie het beste: schrijven op B1 als basis en versimpelen naar A2 op de momenten waar actie nodig is. Bijvoorbeeld: “U ontvangt binnen twee weken bericht” wordt “U krijgt binnen twee weken een brief van ons.” Het verschil is klein, maar voor veel lezers net het verschil tussen twijfelen en begrijpen. B1 is een goed begin, maar geen eindpunt. Uiteindelijk gaat het er niet om dat een tekst klopt volgens de regels, maar dat hij werkt voor de mensen die hem moeten begrijpen en gebruiken.

Wil je weten hoe de Tolkie Leeshulp jouw communicatie begrijpelijk maakt? Neem dan eens contact met ons op of plan een gratis demo in.