Veel organisaties zijn bezig met begrijpelijke taal. Dat is goed nieuws. Want belangrijke informatie moet voor iedereen te begrijpen zijn. Niet alleen voor mensen die goed kunnen lezen, veel voorkennis hebben of gewend zijn aan moeilijke teksten.
Toch gaat het gesprek over begrijpelijke taal vaak maar over één ding: taalniveau. Dan gaat het al snel over B1, A2, korte zinnen en makkelijke woorden. Dat is belangrijk, maar het is niet genoeg. Een tekst kan namelijk uit makkelijke woorden bestaan en toch moeilijk te begrijpen zijn. Bijvoorbeeld omdat de volgorde onlogisch is. Of omdat de belangrijkste informatie verstopt staat. Of omdat de lezer niet weet waar hij moet beginnen.
Een interessant onderzoek naar rechterlijke uitspraken laat dat goed zien. De onderzoekers keken niet alleen naar taal, maar ook naar de vorm van een tekst. Ze onderzochten of visuele kenmerken, zoals tussenkopjes, typografie, kleur en afbeeldingen, een uitspraak begrijpelijker maken. De uitkomst is interessant voor iedereen die werkt aan duidelijke communicatie: het zit ‘m niet alleen in duidelijke/makkelijke woorden en zinnen.
De lezer moet de weg kunnen vinden
Een tekst begrijpen begint niet pas bij de eerste zin. Het begint al eerder. De lezer kijkt eerst naar de tekst en vraagt zich onbewust af: wat is dit, waar gaat het over en kan ik dit begrijpen?
Daarom is structuur zo belangrijk. Een goede titel, duidelijke tussenkopjes, een korte samenvatting en een logische volgorde helpen de lezer om grip te krijgen op de tekst. Zeker bij moeilijke informatie. Denk aan een brief van een gemeente, een uitleg over een zorgtraject, een huurverhoging, een formulier of een besluit van een organisatie. Als de structuur niet duidelijk is, moet de lezer zelf gaan puzzelen. Dat kost veel energie. Voor sterke lezers is dat vervelend. Voor mensen die moeite hebben met lezen, kan het ervoor zorgen dat ze afhaken.
Dat is precies waar begrijpelijke communicatie vaak misgaat. Organisaties schrijven inhoudelijk correcte teksten, maar vergeten dat de lezer eerst overzicht nodig heeft. De vraag is dus niet alleen: staan er moeilijke woorden in deze tekst? De vraag is ook: snapt de lezer meteen wat belangrijk is?
Vormgeving helpt, maar alleen als die rustig en logisch is
Het onderzoek laat zien dat visuele kenmerken kunnen helpen. Maar het laat ook iets anders zien: meer vormgeving is niet automatisch beter. De versie met duidelijke structuur en rustige typografie hielp niet-hoogopgeleide lezers beter dan de oorspronkelijke versie. Denk aan betere tussenkopjes, een heldere opbouw, witruimte en een duidelijke samenvatting. Maar de versie met extra kleur en afbeeldingen scoorde niet duidelijk beter dan de rustigere versie.
Dat is een belangrijke les. Begrijpelijke communicatie is geen kwestie van overal icoontjes, kleuren en plaatjes toevoegen. Soms maken extra visuele elementen een tekst juist drukker. De lezer moet dan schakelen tussen tekst, beeld, kleur en betekenis. Dat kan helpen, maar alleen als alles heel logisch is opgebouwd. Voor organisaties betekent dit: begin niet bij de vormgeving. Begin bij de vraag wat de lezer nodig heeft. Welke informatie zoekt iemand? Welke voorkennis ontbreekt? Waar kan iemand vastlopen? Pas daarna kies je of een samenvatting, uitleg, afbeelding, video, voorleesfunctie of simpele tekst helpt.
Begrijpelijke taal vraagt om meerdere lagen
Een tekst begrijpelijk maken is dus geen losse actie. Het is een combinatie van meerdere lagen. De eerste laag is de tekst zelf. Zijn de woorden duidelijk? Zijn de zinnen niet te lang? Wordt vaktaal uitgelegd? Staat de belangrijkste boodschap op een logische plek? De tweede laag is de structuur. Kan iemand de tekst scannen? Zijn de tussenkopjes concreet? Is duidelijk wat de lezer moet doen? Is er een korte samenvatting voor mensen die eerst overzicht willen? De derde laag is ondersteuning. Sommige lezers willen een moeilijke tekst niet helemaal lezen, maar eerst weten waar het over gaat. Anderen hebben hulp nodig bij één moeilijk woord. Weer anderen begrijpen informatie beter als ze die kunnen laten voorlezen of vertalen. En sommige mensen willen gewoon een eenvoudigere versie van dezelfde tekst.
Juist daarom is het verstandig om niet te kiezen voor één vaste oplossing voor iedereen. Niet iedere bezoeker heeft dezelfde hulp nodig. De ene bezoeker wil de originele tekst lezen. De andere bezoeker wil een simpele samenvatting. Een derde bezoeker wil vooral uitleg bij moeilijke woorden. Goede digitale communicatie geeft mensen die keuze.
Waarom testen zo belangrijk is
Een van de sterkste punten van het onderzoek is dat de onderzoekers niet alleen achter hun bureau hebben nagedacht over begrijpelijkheid. Ze hebben lezers betrokken. Ze keken hoe mensen de tekst lazen, waar ze vastliepen en welke onderdelen hielpen. Dat is belangrijk. Want professionals overschatten vaak hoe duidelijk hun eigen teksten zijn. Dat is logisch. Als je dagelijks werkt met beleid, recht, zorg, wonen of publieke dienstverlening, raak je gewend aan bepaalde woorden en structuren. Voor jou voelt een tekst dan duidelijk. Voor de lezer niet altijd.
Daarom is testen met echte gebruikers zo waardevol. Je ziet dan niet alleen of iemand een tekst mooi vindt, maar vooral of iemand de informatie echt begrijpt. Kan iemand uitleggen wat er staat? Weet iemand wat hij moet doen? Snapt iemand waarom een beslissing is genomen? En waar ontstaat twijfel? Bij Tolkie geloven we dat begrijpelijkheid niet alleen een kwestie is van schrijven, maar ook van onderzoeken. Daarom ontwikkelen we oplossingen die organisaties helpen om teksten te verbeteren, websites te monitoren en echte gebruikers te betrekken. Want pas als je weet waar mensen vastlopen, kun je gericht verbeteren.
Wat dit betekent voor websites
Veel belangrijke informatie staat tegenwoordig online. Op websites, klantportalen, kennisbanken, formulieren en pdf’s. Dat maakt begrijpelijke communicatie extra belangrijk. Een bezoeker zit vaak alleen achter een scherm. Er is geen medewerker naast hem die kan uitleggen wat er bedoeld wordt.
Daarom moet een website niet alleen toegankelijk zijn volgens technische richtlijnen. De informatie moet ook begrijpelijk zijn. Dat zijn twee verschillende dingen. Een website kan technisch goed werken, maar inhoudelijk nog steeds te moeilijk zijn. Andersom kan een tekst eenvoudig geschreven zijn, maar alsnog lastig worden als de pagina onoverzichtelijk is.
Voor organisaties is dit een kans. Je hoeft niet meteen al je communicatie opnieuw te schrijven. Je kunt ook slimmer kijken naar waar de grootste problemen zitten. Welke pagina’s zijn belangrijk voor inwoners, huurders, patiënten, leerlingen of klanten? Welke teksten zijn lang, juridisch of abstract? Waar krijgen medewerkers veel vragen over? En welke formulieren worden vaak verkeerd ingevuld?
Met webmonitoring kun je dit soort signalen sneller vinden. Met schrijfhulp kun je teksten verbeteren voordat ze online komen. Met leeshulp kun je bezoekers direct ondersteuning geven op de pagina zelf. En met gebruikersonderzoek kun je controleren of de oplossing in de praktijk ook echt werkt.
Begrijpelijkheid is geen versimpeling van de werkelijkheid
Soms zijn organisaties bang dat begrijpelijke taal te simpel wordt. Alsof je informatie minder precies maakt. Die angst is begrijpelijk, maar meestal niet nodig. Begrijpelijke taal betekent niet dat je belangrijke details weglaat. Het betekent dat je die details beter ordent en uitlegt. Je maakt duidelijk wat de kern is, wat iemand moet weten en waar iemand meer informatie kan vinden. Je helpt de lezer stap voor stap door de informatie heen.
Dat is juist belangrijk bij complexe onderwerpen. Denk aan juridische besluiten, zorginformatie, gemeentelijke regelingen, huurcontracten of nieuws over lokale gebeurtenissen. Hoe ingewikkelder het onderwerp, hoe belangrijker de uitleg. Een goede begrijpelijke tekst neemt de lezer serieus. Niet door alles kinderachtig te maken, maar door onnodige drempels weg te halen.
De belangrijkste les: ontwerp vanuit de lezer
Het onderzoek naar visuele uitspraken laat vooral zien dat begrijpelijkheid begint bij het perspectief van de lezer. Niet bij de organisatie. Niet bij de afdeling communicatie. Niet bij de jurist, beleidsmedewerker of redacteur. Maar bij de persoon die de informatie nodig heeft. Wat weet deze persoon al? Wat moet deze persoon begrijpen? Welke woorden zijn lastig? Welke stap moet iemand zetten? En welke ondersteuning helpt daarbij? Dat is precies de beweging die veel organisaties nu moeten maken. Van zenden naar helpen. Van publiceren naar begrijpen. Van “de informatie staat online” naar “de informatie is bruikbaar voor de mensen voor wie we het doen”.
Bij Tolkie werken we aan die beweging. Met leeshulp voor bezoekers, schrijfhulp voor makers van teksten, monitoring voor websites en gebruikersonderzoek met de mensen om wie het gaat. Wil je daar meer over weten? Plan dan een demo in!
