“Kun jij dit formulier even B1 maken?” Die vraag krijgen communicatiemedewerkers in gemeenten en andere organisaties regelmatig. Ofwel: ze verwachten dat communicatie er wel voor zorgt dat alles makkelijk leesbaar wordt. Maar laten we eerlijk zijn: als de inhoud vanaf het begin ingewikkeld is (met vakjargon, juridische termen en lange formulieren), dan wordt het voor communicatiemedewerkers een enorme puzzel. En dat leidt intern nogal eens tot discussies:

• Moet alles echt op B1-niveau?
• Snappen mensen de boodschap dan nog wel volledig?
• En is het niet te simpel voor collega’s die vakinhoudelijke diepgang gewend zijn?

We delen in deze blog een aantal tips waarmee je iedereen meekrijgt in begrijpelijke communicatie.  

Waarom ontstaan de ‘B1-discussies’?

Voor veel vakspecialisten voelt het soms onnatuurlijk om hun taal te versimpelen. Hun werk is complex en ze willen graag volledig en precies zijn. Begrijpelijke taal voelt dan al snel alsof er nuance of vakinhoud verloren gaat. Zeker juristen, beleidsmakers of medisch specialisten hebben vaak het idee dat versimpelen hetzelfde is als afzwakken.

Daar komt bij dat collega’s meestal zelf niet ervaren hoe het is om moeite te hebben met lezen en schrijven. Ze zien het probleem niet, omdat ze zelf de teksten zonder moeite begrijpen. Wat voor hen een helder formulier lijkt, kan voor inwoners voelen als een doolhof. Een bijzin te veel, een juridisch woord of een onnodige afkorting en iemand haakt al af.

Daarnaast spelen er vaak ook andere belangen mee. Sommige collega’s willen zich graag professioneel uitdrukken met vaktaal, omdat dat hun expertise laat zien. Anderen zijn bang dat ze kritiek krijgen als ze iets te ‘simpel’ opschrijven. Zo ontstaan er interne discussies: wat is duidelijk genoeg voor de inwoner en wat moet er blijven staan om het vak correct en volledig te beschrijven?

Zo krijg je collega´s mee in begrijpelijke taal

Vier tips waarmee je begrijpelijke taal structureel in je organisatie kunt borgen.

Tip 1: Begin bij het ‘waarom‘

Collega’s overtuig je vaak niet door simpelweg te zeggen dat alles op B1-niveau moet geschreven moet worden. Integendeel! Dit voelt voor veel vakspecialisten meer als een beperking. Het werkt beter als ze begrijpen waarom begrijpelijke taal nodig is.

Leg daarom uit dat er 3,3 miljoen mensen die moeite hebben met lezen en schrijven, dat is bijna 1 op de 5 volwassenen. Een gigantische groep dus. Voor die mensen zijn ingewikkelde brieven, formulieren of websites niet alleen lastig, maar soms ook een echte belemmering om mee te kunnen doen in de samenleving. Begrijpelijke taal gaat dus niet om “taal versimpelen om het leuker te maken”. Het gaat om toegang, gelijkwaardigheid en effectiviteit.

Laat dit vervolgens concreet zien in je organisatie. Gebruik voorbeelden uit de praktijk: een brief die keer op keer dezelfde vragen oproept of een formulier dat vaak fout wordt ingevuld. Op die manier wordt het belang van begrijpelijke taal voor collega’s niet een abstract ideaal, maar een tastbare realiteit.

Tip 2: Maak het samen eenvoudiger

Begrijpelijke taal is niet alleen een taak voor communicatiemedewerkers. Want jij kunt als communicatieadviseur of redacteur de tekst nog zo mooi ombuigen, als de inhoud niet klopt of te technisch blijft, dan verlies je de lezer alsnog. Leg daarom uit dat jij geen inhoud weghaalt, maar de boodschap toegankelijker maakt. Een handig middel hierbij:

– Laat de vakspecialist eerst de kernboodschap in twee zinnen opschrijven.
– Bouw daarna samen de tekst verder uit

Op deze manier blijft de inhoud correct en volledig, maar help jij mee om de boodschap helder en toegankelijk te verwoorden. Dit voorkomt discussie, want je werkt niet tegen de vakspecialist in: je werkt met hem of haar.

Tip 3: Gebruik herkenbare situaties

Niets werkt beter dan herkenning. Veel collega’s weten rationeel wel dat taal soms lastig kan zijn, maar ervaren het zelf nooit. Pas als ze dat gevoel zelf meemaken, valt het kwartje. Goede voorbeelden:

• Laat ze een brief lezen vol jargon uit een ander vakgebied (bijvoorbeeld een medisch verslag of een juridische tekst). Grote kans dat ze zelf afhaken.
• Speel een spel waarbij ze opdrachten moeten uitvoeren met onduidelijke instructies. Zo ervaren ze hoe frustrerend het is om verdwaald te raken in tekst. Gemeente Gennep deed dit heel leuk met een escapespel.

Dit soort oefeningen maken de noodzaak van begrijpelijke taal ineens heel concreet. Collega’s voelen het verschil en juist dat gevoel overtuigt vaak meer dan cijfers en rapporten.

Tip 4: Borg begrijpelijke taal structureel

Een eenmalige training of workshop is een goed begin, maar meestal onvoldoende om het echt in de organisatie te integreren. Het is daarom belangrijke dat begrijpelijke taal echt onderdeel wordt van de manier waarop de organisatie werkt. Dit kun je doen door:

• Schrijfrichtlijnen op te stellen (met voorbeelden in B1-taalniveau).
• Afspraken te maken: laat grote brieven en formulieren standaard checken op begrijpelijkheid.
• Hulpmiddelen te introduceren, zoals de Tolkie Leeshulp, die moeilijke woorden uitlegt en teksten samenvat.

En weet je wat zo handig is aan de Tolkie Leeshulp? Daarmee zorg je ervoor dat  schrijvers minder concessies hoeven te doen. Brieven, formulieren en teksten mogen best van ingewikkelder zijn, omdat de Tolkie Leeshulp moeilijke woorden en zinnen uiteindelijke in begrijpelijke taal uitlegt. Zo blijft de boodschap toegankelijk voor iedereen.

Tot slot

Door begrijpelijke taal structureel te borgen, voorkom je dat B1 een ‘eenmalig project’ wordt en maak je het een vast onderdeel van de organisatie. Discussies over B1-taalniveau gaan namelijk zelden over taal alleen. Ze gaan over gewoonte, cultuur en over het durven loslaten van vakjargon. Als je collega’s meeneemt in het waarom, samenwerkt in het hoe en de juiste tools aanbiedt, dan wordt begrijpelijke taal geen lastige discussie meer, maar een vanzelfsprekend onderdeel van de organisatie.