Als communicatieadviseur binnen een gemeente is het jouw taak om informatie toegankelijk en begrijpelijk te maken voor de inwoners. Een onderwerp waar je regelmatig mee te maken krijgt, zijn vergunningen. Of het nu gaat om bouwvergunningen, evenementenvergunningen of parkeervergunningen, het is belangrijk om deze complexe materie op een heldere manier te communiceren. In deze blogpost geven we je een aantal praktische tips om jou te helpen bij het toegankelijk en begrijpelijk communiceren over vergunningen.

1. Gebruik eenvoudige taal

Het is belangrijk om de juridische taal en vaktermen zoveel mogelijk te vermijden. Gebruik in plaats daarvan eenvoudige en begrijpelijke taal. Denk aan woorden die iedereen kan begrijpen en vermijd jargon. Maak gebruik van korte zinnen en vermijd lange en ingewikkelde zinsconstructies. Op deze manier maak je de informatie voor iedereen toegankelijk.

2. Structuur en overzicht

Zorg ervoor dat de informatie over vergunningen goed gestructureerd en overzichtelijk is. Maak gebruik van kopjes, tussenkopjes en alinea’s om de tekst op te delen in behapbare stukken. Gebruik ook bulletpoints of genummerde lijsten om belangrijke punten duidelijk te maken. Op deze manier kan de lezer gemakkelijk de informatie scannen en de juiste informatie vinden.

3. Visualisatie

Maak gebruik van visuele elementen om de informatie over vergunningen te verduidelijken. Denk aan afbeeldingen, infographics of diagrammen. Visuele elementen kunnen complexe informatie vereenvoudigen en helpen de lezer om de informatie beter te begrijpen. Zorg er wel voor dat de visuals relevant en duidelijk zijn en ondersteunend werken aan de tekst. En vergeet de alternatieve beschrijvingen niet!

4. Vermeld de stappen en termijnen

Een vergunningsprocedure kan voor veel mensen verwarrend zijn. Vermeld daarom duidelijk de stappen die genomen moeten worden en de termijnen die hiervoor gelden. Geef een overzichtelijk stappenplan en leg per stap uit wat er van de lezer (of: inwoner) wordt verwacht. Communiceer ook duidelijk wat de termijnen zijn en wat er gebeurt als deze niet worden nageleefd. Op deze manier zorg je voor helderheid en transparantie.

5. Maak gebruik van voorbeelden

Vergunningen kunnen soms abstract en moeilijk te begrijpen zijn. Wat mag wel, wat mag niet? Maak daarom gebruik van concrete voorbeelden om de informatie te verduidelijken. Leg bijvoorbeeld aan de hand van een praktijkvoorbeeld uit wat er komt kijken bij het aanvragen van een vergunning. Op deze manier maak je de informatie herkenbaar en begrijpelijk voor de lezer.

6. Betrek de lezer

Maak de communicatie over vergunningen interactief en betrek de lezer erbij. Stel vragen die aanzetten tot nadenken en nodig uit om feedback te geven. Dit kan bijvoorbeeld via een online platform of via social media. Door de lezer actief te betrekken, vergroot je de betrokkenheid en begrip voor het onderwerp.

7. Test de communicatie

Voordat je de communicatie over vergunningen definitief publiceert, is het belangrijk om deze te testen. Vraag een aantal mensen uit de doelgroep om de informatie te lezen en geef hen de mogelijkheid om feedback te geven. Op deze manier krijg je inzicht in de begrijpelijkheid en toegankelijkheid van de communicatie en kun je eventuele verbeteringen aanbrengen.

Door deze praktische tips toe te passen, kun je er als communicatieadviseur voor zorgen dat de communicatie over vergunningen toegankelijk en begrijpelijk is voor de inwoners van jouw gemeente. Dus, aan de slag! Laten we samenwerken aan een toegankelijke samenleving voor iedereen!